Podstatou inovačního partnerství je vznik dlouhodobého vztahu mezi zadavatelem a vybraným dodavatelem, případně více vybranými dodavateli, jehož účelem je vývoj a následná koupě výsledných inovativních dodávek, služeb nebo stavebních prací.
Od inovačního partnerství je pak nutné odlišit řízení o inovačním partnerství, jako jeden z typů zadávacích řízení, na základě kterého zadavatel vybírá dodavatele určitých dodávek, služeb nebo stavebních prací, a to za podmínek stanovených zákonem o zadávání veřejných zakázek
Inovačním partnerstvím je tedy takový právní vztah, který vznikne mezi zadavatelem a jedním či více dodavateli na základě řízení o inovačním partnerství.
Podmínkou pro výběr dodavatele na základě řízení o inovačním partnerství je skutečnost, že v době zahájení řízení o inovačním partnerství nelze potřeby zadavatele uspokojit prostřednictvím řešení, která jsou na trhu již dostupná.
Již z této podmínky je zřejmé, že pokud zadavatel zahájí řízení o inovačním partnerství, bude po vybraném dodavateli požadovat, aby v rámci inovačním partnerství vyvinul či podstatným způsobem zdokonalil určité řešení, které povede k uspokojení definovaných potřeb zadavatele.
V řízení o inovačním partnerství tak zadavatel nevybírá dodavatele, který by mu poskytl již existující produkty či běžně dostupné služby, ale vybírá partnera, jenž vyvine a následně bude schopen zadavateli dodat nový, inovativní produkt, tak, aby došlo k uspokojení potřeb zadavatele, které není možné uspokojit prostým nákupem zboží či služeb dostupných na trhu.
Lze tedy předpokládat, že pomocí inovačního partnerství bude zadavatel řešit především situace, kdy jsou náklady na zadavatelem požadovaný produkt natolik vysoké, že se dodavatelům nevyplatí provádět výzkum z vlastní iniciativy, bez předchozího zajištění odbytu výsledných inovativních produktů, nebo situace, kdy zadavatel požaduje dodávku velmi specifického produktu.
Následná dodávka vyvinutého produktu je pak součástí inovačního partnerství a zadavatel tedy koupí od dodavatele výsledek jeho vývoje již bez dalšího zadávacího řízení.
A. Řízení o inovačním partnerství a výběr dodavatele
Řízení o inovačním partnerství za účelem výběru dodavatele či dodavatelů, kteří se stanou partnery zadavatele v rámci inovačního partnerství, zadavatel zahajuje odesláním oznámení o zahájení zadávacího řízení k uveřejnění ve Věstníku veřejných zakázek a Úředním věstníku EU. Na základě uveřejnění těchto formulářů se pak potenciální dodavatelé mohou dozvědět o zahájení příslušného řízení. Zadavatel tedy oznamuje svůj úmysl zadat veřejnou zakázku neomezenému okruhu osob.
Po uveřejnění uvedených formulářů dále zadavatel uveřejní na profilu zadavatele zadávací podmínky, které obsahují veškeré nezbytné informace o tom, co je předmětem veřejné zakázky, jaké podmínky musí dodavatelé splnit, aby se mohli účastnit zadávacího řízení, stejně jako to, jakým způsobem a formou se mohou účastnit zadávacího řízení. Adresa profilu zadavatele hlavního města Prahy je https://www.tenderarena.cz/profily/HlavniMestoPraha.
Zájemci o účast v řízení o inovačním partnerství pak musí ve stanovené lhůtě a v předepsané formě podat zadavateli žádost o účast. Požadavky na obsah i formu žádosti o účast obsahují zadávací podmínky uveřejněné na profilu zadavatele. Obvykle však zadavatel v této fázi zadávacího řízení vyžaduje prokázání způsobilosti plnit veřejnou zakázku a stát se tedy partnerem zadavatele v inovačním partnerství.
Komunikace mezi zadavatelem a dodavateli, včetně podávání žádostí o účast, předběžných nabídek a nabídek, zpravidla probíhá výlučně prostřednictvím elektronického nástroje, který dodavatelé naleznou k jednotlivým veřejným zakázkám hlavního města Prahy na adrese https://www.tenderarena.cz/profily/HlavniMestoPraha.
Za účelem využití elektronického nástroje je však nutné být řádně registrován a splnit další podmínky poskytovatele elektronického nástroje. Samotná registrace si pak může vyžádat určitý čas, a proto se doporučuje, aby dodavatelé nenechávali registraci až na poslední chvíli před uplynutím stanovené lhůty.
V návaznosti na posouzení podaných žádostí o účast dále zadavatel vyzve k podání předběžných nabídek ty účastníky řízení, kteří podali žádost o účast a splnili podmínky účasti dle zadávacích podmínek. Zadavatel může, ale nemusí, účastníky řízení vyzvat k doplnění či objasnění údajů obsažených v jejich žádostech o účast. V případě, že účastník nesplní podmínky účasti v zadávacím řízení, bude zadavatelem z další účasti v zadávacím řízení vyloučen.
Zadavatel si pak může v zadávacích podmínkách vyhradit, že pokud by obdržel více než tři žádosti o účast, vybere v této fázi řízení o inovačním partnerství podle předem stanoveného klíče pouze určitý počet účastníků, se kterými bude dále v řízení pokračovat a které vyzve k podání předběžných nabídek.
Předběžné nabídky musí účastníci řízení, kteří k jejich podání byli vyzváni, předložit zadavateli ve stanovené lhůtě, přičemž požadavky na obsah i formu předběžných nabídek obsahují zadávací podmínky uveřejněné na profilu zadavatele, případně výzva k podání předběžných nabídek. Předběžné nabídky obsahují zpravidla údaje, které jsou předmětem hodnocení v rámci hodnotících kritérií, na základě kterých bude zadavatel vybírat dodavatele.
O předběžných nabídkách zadavatel s účastníky zadávacího řízení následně jedná, a to s cílem zlepšit nabídky ve prospěch zadavatele. Jednání zpravidla předchází výzva k účasti na jednání, přičemž o jednání je pořizován záznam.
I v této fázi zadávacího řízení může zadavatel přistoupit ke snížení celkového počtu účastníků řízení podle předem stanoveného klíče, to však pouze pokud si to předem vyhradil v zadávacích podmínkách.
Po ukončení jednání s účastníky řízení zadavatel vyzve účastníky řízení k předložení finálních nabídek na plnění veřejné zakázky, které budou předmětem hodnocení ze strany zadavatele. Požadavky na obsah i formu nabídek obsahují zadávací podmínky uveřejněné na profilu zadavatele.
V návaznosti na hodnocení předložených nabídek dle předem stanovených hodnotících kritérií pak zadavatel vybere dodavatele, se kterým uzavře smlouvu o inovačním partnerství.
Před uzavřením smlouvy je však nezbytné, aby vybraný dodavatel předložil zadavateli originály dokumentů, jejichž prostřednictvím prokazoval svoji kvalifikaci, a případně další doklady uvedené ve výzvě zadavatele, a to zpravidla v elektronické podobě. Může být tedy vyžadováno, aby vybraný dodavatel zajistil konverzi příslušných dokumentů z listinné podoby do elektronické. S tímto je také vhodné počítat již při přípravě žádosti o účast či nabídky, neboť nepředložení požadovaných dokumentů může být považováno za neposkytnutí součinnosti k uzavření smlouvy o inovačním partnerství.
Specifikem řízení o inovačním partnerství je pak možnost zadavatele v průběhu jednání změnit nebo doplnit zadávací podmínky, zejména technické podmínky, vyjma minimálních technických podmínek, které je zadavatel povinen vymezit v zadávací dokumentaci. O takové změně nebo doplnění zadávacích podmínek musí zadavatel účastníky zadávacího řízení písemně informovat a poskytnout jim přiměřenou dobu pro úpravu předběžných nabídek.
B. Inovační partnerství po uzavření smlouvy s vybraným dodavatelem
Po uzavření smlouvy a jejím uveřejnění dle zákona o registru smluv je vybraný dodavatel, případně více vybraných dodavatelů, povinen zahájit plnění v souladu s uzavřenou smlouvou, tedy zahájit vývoj požadovaného produktu.
Zadavatel ve smlouvě vymezí jednotlivé fáze inovačního partnerství, které sledují posloupnost kroků v procesu výzkumu a vývoje a následného poskytnutí těchto inovativních dodávek, služeb nebo inovativních stavebních prací.
Zadavatel dále ve smlouvě stanoví určité postupné cíle v procesu výzkumu, které jsou navázány na jednotlivé fáze inovačního partnerství. V případě, kdy dodavatel dosáhne určité zadavatelem vymezené fáze a splní stanovený cíl, poskytne mu zadavatel ve smlouvě uvedenou část odměny.
Po ukončení každé jednotlivé fáze inovačního partnerství je zadavatel oprávněn na základě dosažených výsledků inovační partnerství ukončit. Taková situace nastane zejména v případě, že vývoj požadovaného produktu nepovede dle názoru zadavatele ke stanovenému cíli.
Zadavatel je taktéž oprávněn i v rámci již zavedeného inovačního partnerství snížit počet partnerů, pokud bylo inovační partnerství uzavřeno s více partnery. Zadavatel však musí v takovém případě stanovit konkrétní podmínky, na základě kterých může dojít ke snížení počtu partnerů.
V případě, že bude vývoj požadovaného produktu v rámci inovačního partnerství úspěšný, koupí zadavatel od vybraného dodavatele výsledný produkt, za což vybranému dodavateli náleží sjednaná cena.